Política de
Tratamiento de Datos Personales

01 Objeto

Esta Política tiene por objeto establecer los lineamientos, principios y procedimientos que KALIGARI aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales de quienes se relacionan con la Compañía, garantizando el ejercicio del derecho constitucional de Hábeas Data (Art. 15, Constitución Política de Colombia).

02 Identificación del Responsable del Tratamiento

03 Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de KALIGARI, incluyendo, entre otros, los correspondientes a:

• Empleados y ex empleados (datos de nómina, seguridad social, hoja de vida, imagen).
• Candidatos a procesos de selección.
• Clientes, proveedores y contratistas (personas naturales).
• Usuarios y visitantes del sitio web www.kaligarirefrigeracion.com.
• Cualquier otro titular cuyos datos personales sean recolectados en desarrollo del objeto social de la Compañía.

04 Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales (Art. 3, Decreto 1377 de 2013).

Aviso de privacidad

Comunicación dirigida al Titular que informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (Art. 3, Ley 1581 de 2012). Incluye, entre otros, la imagen de una persona, reconocida como dato personal por la Corte Constitucional (Sentencia T-439/09) al constituir un Derecho Personalísimo.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tal como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

KALIGARI REFRIGERACIÓN S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que, por cuenta de KALIGARI, realiza el Tratamiento de datos personales (por ejemplo, proveedores de nómina, software o infraestructura en la nube).

Transferencia

Envío de datos personales por parte de KALIGARI a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

Transmisión

Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

05 Principios aplicables al Tratamiento

KALIGARI da cumplimiento a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento se sujeta a la ley y demás disposiciones que la desarrollan.
• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos, las disposiciones legales y la Constitución.
• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

06 Datos personales objeto de Tratamiento

Dependiendo de la relación que el Titular tenga con KALIGARI, la Compañía podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos laborales: hoja de vida, cargo, experiencia, referencias, información de nómina y seguridad social.
• Datos financieros: información bancaria para pago de nómina, honorarios o facturas a proveedores.
• Datos comerciales: historial de compras, cotizaciones, facturación.
• Datos de navegación: dirección IP, cookies y datos de uso del sitio web (ver numeral 15).
• Imagen: fotografías y videos tomados en el marco de la relación laboral, comercial o de eventos corporativos.
• Datos sensibles: información de salud (exámenes ocupacionales, EPS), datos biométricos y afiliación sindical, cuando resulte aplicable.

07 Finalidades del Tratamiento

KALIGARI trata los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda a la relación con el Titular:

7.1. Empleados y candidatos

• Gestionar el proceso de selección, vinculación, administración de nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
• Cumplir obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
• Producir piezas publicitarias, catálogos, contenido para el sitio web, manuales de uso y material comercial en los que pueda aparecer la imagen del empleado, previa autorización específica.

7.2. Clientes, proveedores y contratistas

• Gestionar la relación contractual, comercial y de facturación.
• Atender solicitudes, cotizaciones, garantías y servicio postventa.
• Enviar comunicaciones comerciales, previa autorización del Titular.

7.3. Visitantes del sitio web

• Responder solicitudes de contacto o información.
• Analizar el uso del sitio web con fines estadísticos y de mejora del servicio.
• Enviar boletines o material promocional, previa autorización del Titular.

08 Autorización del Titular

KALIGARI obtiene la autorización del Titular de forma previa, expresa e informada, a través de los siguientes medios, según el caso: formularios físicos o electrónicos, contratos laborales o comerciales, casillas de aceptación ("checkbox") en el sitio web, o cualquier otro mecanismo verificable que permita constatar el consentimiento otorgado, en cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando el Titular sea un empleado y su imagen vaya a utilizarse con fines publicitarios o comerciales, KALIGARI solicitará una autorización específica y diferenciada para dicho uso, en atención al carácter de Derecho Personalísimo que la Corte Constitucional reconoce a la imagen (Sentencia T-439/09).

09 Tratamiento de datos sensibles y biométricos

En todo caso, KALIGARI solicitará autorización expresa y separada para el Tratamiento de datos sensibles y/o biométricos, informando previamente cuáles datos son sensibles, la finalidad del Tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

10 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido, salvo que se trate de datos de naturaleza pública y se cumplan los parámetros del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. Cuando resulte necesario tratar datos de hijos menores de empleados (por ejemplo, para trámites de seguridad social o beneficios de bienestar), dicho Tratamiento se realizará con la autorización del padre, madre o representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos prevalentes.

11 Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KALIGARI.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (Art. 10, Ley 1581 de 2012).
• Ser informado por KALIGARI, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12 Procedimiento para el ejercicio de los derechos (consultas y reclamos)

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a KALIGARI a través del correo electrónico datospersonales@kaligarirefrigeracion.com o de la dirección física Cra. 59 #5B-78, Bogotá, Colombia, indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción clara y precisa de la solicitud, y documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área responsable

El área responsable de recibir, tramitar y dar respuesta a las solicitudes de los Titulares es Recursos Humanos y SST, designada por KALIGARI para tal efecto.

13 Transferencia y transmisión internacional de datos

KALIGARI podrá almacenar o procesar datos personales a través de proveedores de infraestructura tecnológica (por ejemplo, servicios de nube) que pueden encontrarse fuera de Colombia. En estos casos, KALIGARI actúa conforme a lo dispuesto en el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, garantizando que dichos Encargados del Tratamiento ofrezcan niveles adecuados de protección de datos personales o suscribiendo los acuerdos contractuales exigidos por la ley cuando corresponda.

14 Seguridad de la información

KALIGARI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación fraudulenta o indebida, conforme al principio de seguridad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

15 Uso de cookies y tecnologías similares en el sitio web

El sitio web www.kaligarirefrigeracion.com no utiliza cookies propias de seguimiento, publicidad ni herramientas de analítica de terceros (como Google Analytics, Meta Pixel u otras plataformas de medición de audiencia).

Para el funcionamiento técnico del sitio, KALIGARI emplea almacenamiento local del navegador (localStorage), no cookies, con las siguientes finalidades estrictamente necesarias:

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• Preferencia de idioma seleccionada por el usuario.
• Caché temporal de traducciones para mejorar el tiempo de carga.
• Control de frecuencia de envío del formulario de contacto (límite anti-spam).

16 Vigencia y conservación de las bases de datos

Las bases de datos de KALIGARI se conservarán durante el tiempo en que se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectados los datos y, adicionalmente, durante los términos legalmente exigidos para atender obligaciones contractuales, contables, fiscales, laborales o de otra índole. Cumplido dicho término y siempre que no exista un deber legal de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

17 Modificaciones a la Política

KALIGARI podrá modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares a través del sitio web www.kaligarirefrigeracion.com y/o los canales de contacto habituales, antes de su entrada en vigencia.